Le Vigan accueille chaque année des dizaines de manifestations dans son espace public. Des brocantes aux festivals, en passant par les concerts, les lotos, les spectacles et autres rencontres culturelles ou sportives, tous ces événements contribuent pleinement à la vitalité et au dynamisme de notre ville et plus largement de notre territoire !
Afin de faciliter la réalisation de ces manifestations dans notre commune, la Ville du Vigan vous propose ce mémo pratique rassemblant les infos utiles.
Vous préparez un événement qui aura lieu au Vigan ? Voici ce que vous devez savoir !
1 – Planifier son événement sur l’agenda collaboratif du Pays viganais
2 – Déclarer son projet de manifestation
3 – Déposer une demande de réservation de salle communale ou une demande d’occupation temporaire du domaine public
4 – Quelle aide financière puis-je solliciter ?
5 – Quelle aide logistique puis-je solliciter ?
6 – Comment communiquer sur mon événement ?
7 – Quels sont mes engagements en tant qu’organisateur ?
1 – Planifier son événement sur l’agenda collaboratif du Pays viganais
Pour éviter les programmations multiples aux mêmes dates sur un territoire où le public n’est pas extensible à l’infini, il est indispensable de penser à inscrire vos projets dans l’AGENDA COLLABORATIF DES ÉVÉNEMENT DU PAYS VIGANAIS, afin de permettre à tous les organisateurs d’événements d’avoir une visibilité sur les programmations à venir.
Pour utiliser cet agenda et pouvoir publier des événements il est nécessaire d’être préalablement inscrit :
- Nous transmettre une adresse email rattachée à un compte Google (pour que nous puissions vous ouvrir les droits d’accès en écriture) à : service.communication@levigan.fr
- Rendez-vous sur l’AGENDA PARTAGÉ DES ÉVÉNEMENT DU PAYS VIGANAIS et cliquer sur « Ajouter à Google Agenda » en bas à gauche.
Bon à savoir :
- Vous pouvez noter « Option » tant que la manifestation n’est pas confirmée, en veillant à enlever la ou les options quand elles n’ont plus lieu d’être.
- Pensez à indiquer le nom exact de l’événement, les horaires quand vous les connaissez, le ou les lieux et le nom de l’organisateur dans la description.
2 – Déclarer son projet de manifestation
Qu’il soit à l’initiative d’une association, d’une entreprise ou d’une collectivité, tout projet d’organisation d’événement (de nature sportive, culturelle, humanitaire, promotionnelle, de cohésion sociale…), dans l’espace privé, dans l’espace public ou dans des bâtiments municipaux de la Ville du Vigan, doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la mairie.
Pour faire cette déclaration, rendez-vous sur la page DÉCLARATION DE PROJET DE MANIFESTATION
3 – Déposer une demande de réservation de salle communale ou une demande d’occupation temporaire du domaine public
- Pour réserver une salle, rendez-vous sur la page DEMANDE DE RÉSERVATION DE SALLE
- Pour obtenir une autorisation temporaire d’occupation du domaine public, rendez-vous sur la page OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
4 – Quelle aide financière puis-je solliciter ?
Rendez-vous sur la page DEMANDE DE SUBVENTION
5 – Quelle aide logistique puis-je solliciter ?
Vous pouvez demander l’aide de la commune (prêt de matériel, branchement électrique, branchement eau potable…) en complétant le Formulaire organisation d’événement
6 – Comment communiquer sur mon événement ?
Des outils sont à votre disposition pour communiquer sur votre événement :
- Agenda (en ligne) des événements du Sud Cévennes : pour que vos événements organisés soient répertoriés sur le site de la ville du Vigan, vous devez les enregistrer dans l’AGENDA DES ÉVÉNEMENTS DU SUD CÉVENNES : ils seront ainsi relayés sur le site levigan.fr à condition de se dérouler au Vigan et sur le site cc-paysviganais.fr. Une seule saisie de votre part permet ainsi de communiquer largement sur les canaux principaux d’information du territoire.
- Agenda culturel trimestriel (imprimé) de la ville du Vigan : Pour une parution de vos événements viganais dans l’agenda culturel du Vigan, vous êtes invités à transmettre toutes les informations utiles en complétant le formulaire qui est envoyé environ 2 mois avant impression. Si vous ne recevez pas les e-mails, merci de nous le signaler par e-mail à : service.communication@levigan.fr en indiquant les coordonnées et le nom de la personne référente.
Attention : dans cet agenda, la mairie publie les événements culturels qu’elle porte, qu’elle co-produit ou qu’elle soutient, ainsi que les événements culturels organisés par d’autres acteurs dans des locaux municipaux ou dans l’espace public (pas d’événements privés donc), et uniquement sur la commune du Vigan. - Réseau d’affichage protégé de la ville du Vigan : pour une demande d’affichage dans les panneaux grand format (dits « sucettes ») de la mairie, prenez connaissance du RÈGLEMENT DU RÉSEAU D’AFFICHAGE PROTÉGÉ DE LA VILLE DU VIGAN et envoyez votre demande à : service.communication@levigan.fr
- Pose de banderoles : pour une demande de pose de banderoles dans l’espace urbain, envoyez votre demande à : service.technique@levigan.fr
- Affichage libre
Pour faire la promotion de votre événement, il est d’usage de diffuser des affiches et des flyers dans les commerces et lieux accueillant du public, dont les responsables demeurent libres d’accepter ou non.
Il existe par ailleurs plusieurs panneaux d’affichage libre dans la commune (boulevard des Cévennes, place Sainte-Euzéby et d’autres en cours d’installation).
La municipalité demande aux organisateurs de faire preuve de responsabilité et de respect, et rappelle que l’affichage sur l’espace public est encadré par le Code de l’environnement (articles L581-2 et suivants), qui interdit notamment l’affichage sauvage sur le mobilier urbain, les façades, les arbres, les clôtures ou les ouvrages publics sans autorisation. Cette réglementation vise à limiter les atteintes au paysage, aux bâtiments, ainsi qu’à la sécurité des usagers de l’espace public.
Dans l’intérêt de toutes et tous, il est demandé d’être respectueux des espaces publics et privés (on n’affiche pas n’importe où, n’importe comment) et des autres organisateurs (on ne recouvre pas et on n’arrache pas les affiches d’un autre événement qui n’est pas encore passé).
7 – Quels sont mes engagements en tant qu’organisateur ?
- Communiquer sur le soutien de la commune
Si la Ville du Vigan vous apporte un soutien logistique et/ou financier, ne serait-ce que par la mise à disposition d’une salle communale, vous êtes tenus de l’indiquer sur l’ensemble de vos supports de communication : en apposant le logo de la Ville et/ou en mentionnant “avec le soutien de la Ville du Vigan”.
Les différentes versions du logo de la Ville du Vigan et les conditions de son utilisation sont à votre disposition dans la CHARTE DU LOGO DE LA VILLE DU VIGAN. - Respecter les différentes réglementations en vigueur
L’organisation d’une manifestation dans l’espace public répond à des règles précises, que vous organisiez un loto, un vide-grenier ou un festival. Renseignez-vous !
